郵送による戸籍謄本の取り寄せ方法

戸籍証明(戸籍謄本・戸籍抄本・戸籍附票等)が必要な場合に、取り寄せる方法は、以下の2通りです。

①直接、本籍地の市区町村役場の窓口で申請する。
②郵送で本籍地の市区町村役場宛、請求する。

ここでは、郵送による戸籍証明の取り寄せ方法をご説明します。

※戸籍証明は、本籍地の役所以外では、発行できません。
住民登録している役所と違う場合があるので、注意してください。

郵送で戸籍証明を請求する場合に用意するもの

  • 申請用紙
  • 本人確認書類
  • 定額小為替
  • 返信用封筒

申請用紙

申請用紙は、「全国の市区町村窓口一覧」から該当する役所の画面を開くと、役所ごとの申請書式が載っています。

一般的な書式は、戸籍請求書書式を参考になさってください。

◎書き方

「請求する人」

取り寄せる事ができる人は、以下の3通りです。

①本人、及び同一戸籍内の人(親子、もしくは配偶者)
②本人の直系血族の人(祖父母、親子、孫等)
③正当な理由があって、交付申請する人(本人から委任された代理人等)

※本人以外の家族が申請する場合は、本人との関係を証明する書類が必要になります。
同一戸籍の場合は必要ありませんが、別戸籍になっている兄弟が申請する時は、同じ戸籍にいた時点の除籍簿等が必要です。
又、祖父母の戸籍を請求するときは、祖父母の名前が載っている自分の親の戸籍が必要になります。

本人から委任された人は、委任状の原本も必要になります。
委任状は、コピーでは受け付けてもらえません。

昼間、連絡がとれる電話番号を必ず書いてください。不備事項などがある場合に、役所から連絡がきます。

「必要な人の戸籍」

役所が戸籍を検索するポイントは「本籍地」と「戸籍筆頭者名」の2点です。
本籍地が住所と同じ人もいますが、違う場合もかなりあります。
例えば、親の相続手続で実家の住所を書いて戸籍請求をすると、該当が無いと断られることがあります。
本籍地が分からない場合は、故人の最後の住所地の役所に「本籍地と戸籍筆頭者名の記載のある住民票(もしくは除票)」を請求すると、「本籍地」と「戸籍筆頭者名」が書いてあります。
戸籍謄本の場合は、戸籍簿全部の写しが発行されるので、「誰それの分」という指定は不要です。

「戸籍種類」

戸籍証明には、現戸籍・改製原戸籍・除籍・戸籍附票等があり、それぞれに謄本・抄本があります。
現戸籍はまさしく今の状態の最新の戸籍で、ほとんどがコンピュータ化された横書きの戸籍です。
以前の戸籍では、除籍された人の名前の欄にバツ印がつき、「バツいち」の語源となっていたのですが、コンピュータ化された戸籍では、「除籍」と書かれるだけですので、まもなく「バツいち」という言葉も使われなくなるでしょう。
謄本は全部の写しのことです。今は「戸籍全部事項証明書」といいます。

相続手続で、戸籍証明の種類が不明な場合は、請求理由に相続手続の旨を明記し、備考欄に「出生からの全ての戸籍が必要」と書いておけば、その役所にある全ての戸籍簿を送ってくれます。

「請求理由」

パスポート申請・婚姻届・相続手続など、使用する目的を記載します。

本人が請求する場合には、理由はなんでも良いのですが、委任状が必要な人が請求する場合は、具体的な理由が必要です。
理由が正当なものではない場合は、戸籍の交付を断られます。戸籍は個人情報の中でも最も重要度の高い情報だからです。
嘘偽りを書いて請求すると罰金をとられます。

相続手続の時は、「私は誰それが平成○○年○月○日に死去したことによる共同相続人であるが、相続手続の為、誰それの全戸籍を確認する必要がある」
もしくは「相続人誰それの戸籍を確認する必要がある」と書きます。

※最近2週間以内に戸籍届出をした場合には、その年月日と提出先を書けという欄がありますが、それには理由があります。
戸籍に係わる届出は本籍地以外の役所でもできますが、届出を受けた役所から本籍地に通知が行くのが2週間ちかくかかる場合があるのです。
もし本籍地に通知が届いてないと、発行された戸籍は事実と違うものになってしまう為、こういう注意書きがあります。

本人確認書類

本人確認資料は、一般的には運転免許証ですが、運転免許証を持っていない人ももちろんいるので、その場合は役所の発行した写真付カードならば大丈夫です。例えば写真付住基カードやパスポートです。
パスポートの場合、郵送で戸籍請求する場合には、写真のページと住所を記載したページの両方をコピーして送ります。
健康保険証や年金手帳は2点提出する必要があります。又健康保険証には住所が記載されている必要があります。
他人の名前をかたって戸籍請求をしているのでは無いことを、本人確認資料を添付して証明する訳です。

定額小為替

戸籍証明の料金は、以下の通りです。

①戸籍謄本・戸籍抄本  450円
②除籍謄本・除籍抄本  750円
③改製原戸籍謄本・改製原戸籍抄本  750円
④戸籍附票謄本・戸籍附票抄本  100円~500円

※戸籍・除籍・改製原戸籍に関しては、全国で1つの役所を除き、全てこの料金です。
戸籍附票に関しては、役所によりマチマチなので、「全国の市区町村窓口一覧」から該当する役所の画面を開くと、料金が載っています。

請求する戸籍証明費用を、郵便局で売っている定額小為替(こがわせ)で送ります。
定額小為替は、1枚につき100円手数料がかかるので、450円の定額小為替料金は、550円です。
相続手続で戸籍請求する場合は、戸籍費用がいくらかかるか分かりません。その場合は、3000円分送っておけば大体足ります。

返信用封筒

申請者の住所を書いた返信用封筒に、切手を貼って同封します。
申請者の登録住所地以外には、返送してもらえませんので、注意してください。
切手は、戸籍1通だけなら82円で間に合いますが、相続手続で請求する時は、最低でも92円、できれば140円の切手を貼っておいてください。

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